A memo vagy memorandum egy üzenet, amelyet egy adott közönségre szabtak, hogy tájékoztassa őket valamiről. A jegyzetek általános irodai dokumentumok, így sokféle témát lefedhetnek, és papíron, faxon vagy e -mailben terjeszthetők. Általában a jegyzet formalitása a szervezettől és a téma jogi jellegétől függ. Az épületfelújítási feljegyzés általában azt jelenti, hogy a bérlőknek, alkalmazottaknak, tulajdonosoknak vagy dolgozóknak tájékoztatniuk kell a környezetet érintő szükséges felújításról. Tudja meg, hogyan írhat emlékeztetőt az épületfelújításokról.
Lépések
1. lépés. Kérjen másolatot a korábbi memorandumokról
A múltbeli értesítések példáinak segítségével megérezheti szervezete hangvételét és formalitását. Kérje meg felettesét, hogy csak azokat a mintákat adja meg, amelyekkel elégedettek voltak.
2. lépés. Szerezzen be másolatokat a kapcsolatfelvételi adatokról mindazok számára, akiket ez a feljegyzés érint
Minden félnek el kell küldenie egy másolatot, és néhány nap vagy hét is eltelhet, amíg megkapja az összes szükséges címet vagy e -mailt.
3. lépés Gyűjtsön össze minden tényt, amely szükséges az épületfelújítás szükségességének bizonyításához
Ha egy lakás- vagy lakástanács elfogadta a felújításokat jóváhagyó indítványt, kérje meg az indítvány másolatát, hogy az kérhető vagy elosztható legyen. Minél nagyobb a felújítás, annál több bizonyítékra lesz szüksége.
4. lépés. Határidők meghatározása
Nagyobb felújítások esetén érdemes jó előre elküldeni a jegyzetet, hogy el tudják végezni a szükséges szállásokat. Ha a felújítás az utolsó pillanatban történik, döntse el a dátumot és az időpontot, beleértve a szállást is.
5. lépés. Vázolja fel jegyzetét
Bármilyen üzleti írást használnak, hogy meggyőzzék az olvasót valamiről. A címsorok alatt készítsen tervezetet, amely tartalmazza a feljegyzés témáját, a leírást, a határidőket és a dátumokat, a bizonyítékot és a kapcsolatfelvételi adatokat.
6. lépés. Strukturálja emlékeztetőjét
Használja a vállalat logóját és szerkezetét, ha egy cég nevével készült jegyzet lesz. Az alábbiakban a jegyzet formázására vonatkozó útmutatások találhatók:
- Helyezze a címzett nevét a szövegszerkesztő dokumentum bal felső sarkába. Ez lehet általános vagy konkrét név, de könnyen felismerhetőnek kell lennie, így a személy tudja, hogy az épületfelújítási feljegyzés kapcsolódik hozzájuk.
- Ezután írja be azt a személyt, személyeket vagy céget, aki a jegyzetet írja. Ha a jegyzetet egy osztálynak vagy vállalatnak írja, előfordulhat, hogy jóváhagyást kell kérnie, mielőtt más nevén küldi el a feljegyzést.
- Helyezze a dátumot alább. A jegyzeteket meglehetősen gyorsan kell elkészíteni, mert általában arra kérnek valakit, hogy időben értesítsen valamiről.
- Írja le az épületfelújítási feljegyzés tárgyát a lehető legjobb leíró szavak használatával. Például a „Tárgy: Épületfelújítás” felirat helyett írja fel: „Liftjavítás, augusztus 30. 6–8”.
- Írja be az üzenet törzsét. Írja le a célt, miért szükséges a felújítás, miért előnyös a felújítás az olvasó számára, és a szükséges bizonyítékokat, például az építési szabályzatot vagy a biztonsági kérdéseket. Legyen közvetlen; próbáljon meg nem tartalmazni olyan írást, amely nem támogatja az üzenetét.
7. lépés. Szükség esetén szerepeltessen felsorolási pontokat vagy listákat
Az emberek nagyobb valószínűséggel olvasnak olyan feljegyzéseket, amelyek nem szövegrészek. Mivel a jegyzetek meglehetősen informálisak, felsorolásos listákat készíthet, vagy vastag betűkkel kiemelheti a felújítási határidő vagy cél egy bizonyos szakaszát.
8. lépés. Szerkessze emlékeztetőjét 1 oldalra
Ha sok embernek küld emlékeztetőt, akkor a legjobb módja annak, hogy elolvassák, ha rövid. Ha túl hosszú, és nem egyértelmű a cél, azonnal eltehetik, amíg nincs szabadidejük.
Ez nem igaz a jogi memorandumokra és egyes vállalati feljegyzésekre, amelyek épületjelentéseket vagy testületi indítványokat tartalmaznak. Győződjön meg arról, hogy milyen hosszúságra számít közönsége
9. lépés. Bizonyítsa be emlékeztetőjét helyesírási és nyelvtani hibákról
Ha íráskészsége nem erős, adja át egy felettesnek vagy kollégának, aki szerkesztheti.
10. lépés. Írja alá a levelet
Miután jóváhagyták, alá kell írnia és kelteznie kell, hogy hivatalossá tegye. A megjegyzés alján adja meg az elérhetőségeit és bárki elérhetőségét, akire kérdéseket tehetnek fel.
11. lépés. Tartalmazza a szükséges mellékleteket
Nyomtassa ki a jegyzetek másolatait és mellékleteit minden névjegyhez. Szállítás előtt rögzítse őket a jegyzethez.
12. lépés. Juttassa el emlékeztetőjét időben
Az embereknek időre van szükségük a tervek elkészítéséhez a felújítások során, ezért próbálja meg eljuttatni hozzájuk az információkat, amikor bejelentik.
