Az irodai fájlok rendszerezése nehéz feladat lehet, különösen akkor, ha nagy mennyiségű fájlja és dokumentuma van, de nem kell fájdalmas folyamatnak lennie. Az előre történő tervezés és a fájlrendszer kiválasztása segíthet abban, hogy a fájlokat vállalkozása szerint rendezze, és hatékonyabban találjon fontos dokumentumokat. Miután a fájlok rendben vannak, ragaszkodnia kell egy következetes rendszerhez a fájlok ilyen módon történő fenntartásához.
Lépések
Módszer 1 /3: Rendszer fejlesztése
1. lépés. Hozzon létre fájlkategóriákat
Ha először rendszerezni szeretné a fájljait, először döntse el, hogy mely főbb kategóriákat használja a rendezéshez. A különböző típusú irodáknak különböző kategóriái lesznek, de az általános rendszer ugyanaz. Ki kell találnia egy rendszert, amely értelmes módon rendezi a fájlokat.
Például, ha ügyvédi irodában dolgozik, és ügyfélfájlokat kell rendszereznie, akkor általános ügytípusok szerint rendezheti: peres, hagyatéki, vállalati, adminisztratív és egyéb
2. lépés Állítson be alkategóriákat
Minden egyes kategórián belül pontosabbá teheti az alkategóriák listájának kidolgozásával. Bármilyen egyedi papírt, amelyet iktatni kell, két kifejezéssel lehet meghatározni - az általános kategória, majd az alkategória.
Például, ha pénzügyi ügyek nyilvántartási rendszerét állítja be, előfordulhat, hogy általános kategóriája a „Kimenő fizetések”, majd a szállítók, szállítók, szolgáltatások, szakemberek és adminisztratív költségek alkategóriái
3. lépés Használjon színkódoló rendszert
Ez egyszerűnek hangzik, de nagyon hatékony módja lehet a fájlok rendszerezésének a gyors elérés érdekében. Döntse el, hogy hány különböző kategória lesz az iktatási rendszerben, majd használja ezt a sok különböző színű mappát.
Ahelyett, hogy teljesen színes mappákat használna, használhat hagyományos manila mappákat, és színes matricákat kaphat. A jobb láthatóság érdekében a matricákat a felső fülre, a mappa szélére vagy mindkettőre ragaszthatja
4. lépés. Címkézze meg a fájlokat
Az irodájában minden fájlnak most világos helye van. Világosan és szépen fel kell írnia a címkét az egyes mappák fülére, így tudni fogja, hová tartozik. Az egyes mappák címkéjének az általános kategóriával kell kezdődnie, majd ezt követi az adott alkategória. Például egy, a szállítókhoz befizetett bejegyzéseket tartalmazó mappában a „Kimenő fizetések / szállítók” címke szerepel.
- Az egyes fájlokon található címkéket a lehető legügyesebben és következetesebben kell kinyomtatni. Nagyon könnyen megvásárolhat egy szoftvercsomagot, amely lehetővé teszi a címkék formázását, így gépelheti és kinyomtathatja azokat a számítógéppel.
- Ha a címkéket számítógéppel nyomtatja, akkor következetes betűméretet és stílust kell használnia. Ha kézzel nyomtat, törekedjen arra, hogy következetes és a lehető legtisztább legyen.
Lépés 5. Rendezze a fájlokat betűrendben
Amikor létrejött az iratkezelő rendszere, és létrehozta az összes mappát, tegye őket rendbe. Az általános mappákat betűrendben kell rendezni. Minden általános mappában az alkategóriákat is ábécé sorrendben kell rendezni.
Választhat, hogy bizonyos információkat dátum szerint rendez, nem pedig témacímke szerint. Ha igen, akkor magának kell eldöntenie, hogy van -e értelme a fájlokat a legújabb elemekkel rendezni, és a legrégebbihez lépni, vagy fordítva
6. lépés Hagyjon néhány hüvelyk helyet minden irattartó fiókban
Az iratkezelő rendszer létrehozásakor hagyni kell helyet a fájlok növekedésének. Az idő múlásával kétségtelenül több papírt fog kapni az egyes mappákhoz. Hagyjon helyet a fájlok kibővítésére. Ellenkező esetben a későbbiekben nehéz dolga lesz, hogy egész részeket vagy fájlfiókokat helyezzen át, hogy helyet biztosítson.
2. módszer a 3 -ból: Rendetlen fájlok rendezése
1. lépés Gyűjtsön össze minden olyan anyagot, amelyet iktatni kell
Ha nem szervezett és rendezetlen iratok gyűjteményével kezdi, először a papírok összehúzásával kell kezdenie. Keressen egy munkahelyet, és gyűjtsön össze mindent egy halomba. Ezután dolgozhat a szervezésen.
Lépés 2. Válassza szét a papírokat két csoportra az „akció” és az „iktatás” céljából
”Első lépésként mappát vagy halmot kell készítenie mindenhez, ami azonnali cselekvést igényel. Ezeket a papírokat nem szabad iktatni, vagy előfordulhat, hogy nem emlékszik arra, hogy elvégezze a szükséges munkát. Tegye félre ezt a „művelet” mappát, hogy hamarosan foglalkozzon vele. Ezután folytassa a fennmaradó papírok iktatásával.
Szervezze meg az „akciófájlt”. Azokat a papírokat, amelyekkel azonnal foglalkozni kell, kisebb csoportokba kell rendezni az elvégzendő munka alapján. Állítson be például alkategóriákat, például hívást, írást, kézbesítést és fizetést
SZAKÉRTŐI TIPP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
3. lépés. Vegyen fel minden papírt egyszer
Miközben válogatja az iktatott laza papírokat, döntés közben hozzon döntéseket mindegyikről. Vegye fel a papírt, olvassa el, döntse el, hogy az iktatási rendszer melyik kategóriába és alkategóriába tartozik, majd tegye el. Ha így dolgozik, akkor következetesebb lesz az iktatás, és időt takaríthat meg azzal, hogy az egyes elemekkel csak egyszer foglalkozik.
Az egyes elemek áttekintésekor el kell döntenie, hogy meg kell -e őriznie. Ha a papír olyan dolog, amellyel már foglalkoztak, és nem olyasmi, amit nyilvántartásba kell vennie, akkor fontolja meg a selejtezést, és ne iktassa be
4. lépés Hajtsa ki az egyes elemeket
A rendelkezésére álló papírok nagy része valószínűleg levelezésben érkezett, és valószínűleg borítékban és hajtogatva lesz. Vegye ki a papírokat a borítékból, nyissa ki laposan, majd reszelje le. Ha minden papírt ilyen módon iktat be, a mappák egyenletesen illeszkednek az iratfiókba, anélkül, hogy kidomborodnának, ahol a hajtogatott papírok felhalmozódnak.
- Döntse el, hogy meg kell -e őriznie a borítékokat. A legtöbb esetben a borítékok feleslegesek és eldobhatók. Ha azonban úgy gondolja, hogy szüksége lehet kézbesítési igazolásra vagy postai bélyegző igazolására, akkor a borítékot fűzze a papírokhoz, és tartsa őket együtt.
- Több papírt össze kell tűzni. Ez megakadályozza a dolgok elválását vagy elveszését. A tűzőkapcsok előnyösebbek a gemkapocsnál, mert (a) egyenletesebben illeszkednek az iratokba, és (b) nem okoznak lecsúszási problémát.
3. módszer 3 -ból: Fájlok karbantartása
Lépés 1. Használja a „Fájlhoz” kosarat
Amikor új levelezés érkezik az irodájába, vagy új papírmunkát hoz létre, előfordulhat, hogy nem tudja azonnal benyújtani azt. Mindent, amit be kell iktatni, egyetlen helyre kell helyeznie ahhoz, hogy amikor csak tudja, iktassa be. Az asztalon található „To File” feliratú kosár jó módja annak, hogy félre tegye ezeket a papírokat, amíg készen áll.
2. lépés. Határozzon meg következetes időt az iktatáshoz
Ha teheti, minden nap vagy hét egyeztetett időpontját ütemezze be, és dolgozzon új papírok benyújtásán. Ha az iktatást rendszeressé teszi a rutinjába, akkor nagyobb valószínűséggel fog lépést tartani vele.
- Például minden nap utolsó fél óráját szánhatja a napi iratok tárolására. Ha ez nem elegendő idő, akkor próbálja meg naponta kétszer elvégezni az iktatást, közvetlenül ebéd előtt, majd közvetlenül aznapi indulás előtt.
- A siker kulcsa a következetesség és az ismétlés.
3. lépés. Győződjön meg arról, hogy a fájlokhoz hozzáféréssel rendelkező mások is értik a rendszert
Ha Ön az egyetlen, aki használja a fájljait, akkor könnyen képesnek kell lennie arra, hogy fenntartsa a létrehozott sorrendet. Ha azonban másoknak fel kell használniuk az iratokban található papírokat, győződjön meg arról, hogy megértik - és követik - az Ön által létrehozott rendszert. Az iratkezelő rendszer használata nem hasznos, ha a papírok rosszul vannak behelyezve, és helytelen mappákba kerülnek.
Lehet, hogy hatékonyabb és hatékonyabb, ha felajánlja, hogy bármit megszerez, amire az irodájában valaki másnak szüksége lehet, majd kérje meg, hogy küldjön vissza mindent közvetlenül Önnek. Akkor biztos lehet benne, hogy mindent helyesen újratelepítenek
4. lépés Tartsa biztonságos helyen a létfontosságú dokumentumokat
Bizonyos speciális anyagokat külön, különleges helyeken kell tárolni. Például előfordulhat, hogy egyes papírokat széfben vagy tűzálló záródobozban kell tárolni. Előfordulhat, hogy bizonyos anyagokat a helyszínen kívül, egy banki széfben vagy a cég ügyvédi irodájában kell tárolnia.
5. lépés Rendszeresen nézze át fájljait
Legalább évente egyszer, vagy szükség esetén gyakrabban szánjon időt a fájlok felülvizsgálatára. A felülvizsgálat célja annak eldöntése, hogy vannak-e papírok vagy teljes mappák, amelyeket el lehet dobni, vagy esetleg áthelyezni egy külső tárolóba. Ha valamire soha többé nem lesz szükség, akkor azt el kell dobni. Ha nem számít arra, hogy rendszeresen használja, de nyilvántartásként meg kell őriznie, akkor küldje el a tárolóba.
