Ha olyan vállalkozást vagy iskolát folytat, ahol több ügyféllel vagy projekttel kell együtt dolgoznia, a megfelelő iratkezelő rendszer kritikus. A papírok benyújtására számos módszer létezik, de végső soron a rendszernek tükröznie kell az igényeit. A hatékony rendszerre való felkészülés legjobb módja, ha néhány napot csak a szervezésen dolgozik.
Lépések
1. módszer a 3 -ból: Felkészülés egy új iktatórendszerre
1. lépés Gyűjtse össze az összes anyagot
A megfelelő rendszer beállítása előtt össze kell állítania az összes papírmunkáját. Menjen végig minden olyan helyen, ahol papírjai vannak, és helyezze őket egy halomba. Szánjon időt arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően tudja elszámolni minden aktív és inaktív munkáját.
- Tervezzen előre, ha felszabadít egy asztalterületet a papírok feldolgozásához.
- Ha valaki más papírjait új iratkezelő rendszerbe illeszti, távolítsa el az összes dokumentumot a jelenlegi rendszerből. Jobb lesz, ha kezeli az összes dokumentumot, és felkészül egy új rendszerre.
2. lépés. Nézze át az összes dokumentumot
Ez a folyamat nehéz része, de a szervezetté válás szempontjából is döntő lépés. Válassza szét az összes fájlt, például a bankszámlakivonatokat, a hitelkártya -számlákat és a jelzálog -kifizetéseket. Unalmasnak tűnhet, de nézze át a halom minden dokumentumát, és határozza meg, hogy mivel dolgozik.
- Nem kell minden dolgozatot elolvasnia, de egy rövid áttekintés segít.
- A post-it jegyzetek alkalmasak olyan fontos papírok megjelölésére, amelyekről tudja, hogy időt kell töltenie.
3. lépés. Állítsa be a cölöpöket
Amikor elkezdi rendezni a papírjait, hasznos lenne a kapcsolódó papírokat együtt tartani. A „Nickelback” ügyféllel kapcsolatos összes papírt egyetlen halomba helyezheti. Egy másik példa, hogy hónapok alapján halmozza fel munkáját.
- A kronológiai sorrend érzékelése hasznos lehet az iktatási igényeihez.
- Állítsa be a prioritásokat a papírmunka rendezése közben. Ha kivételesen fontos papírokat lát, helyezze őket a halom tetejére.
4. lépés. Csökkentse, ahogy jónak látja
Egy másik halom, amelyet létrehozhat, a szeméthalom. Nem kell kidobnia egy halom papírmunkát, de el kell különítenie a lényegtelen papírokat a többi halomtól. Akár különféle halmot is felállíthat, ahová véletlenszerű papírok kerülhetnek.
Ha 100% -ig biztos abban, hogy nincs szüksége papírmunkára, és nem tud életképes linket rajzolni egy másik dokumentumhoz, dobja el. Kérdezze meg feletteseitől, hogy bármit eldobhat -e, mielőtt valamit követ
Lépés 5. Használja a manila mappákat
Az olcsó manila mappák használatával egyszerűvé teheti a dolgokat. Ez nem károsítja pénzeszközeit, és lehetővé teszi a kívánt iktatási rendszer végrehajtását. Egy csomag manila mappát beszerezhet bármely irodai áruházból.
6. lépés. Vigye át a halmokat
Használja a korábban létrehozott halomokat, hogy útmutatóként szolgáljon a mappákhoz. Győződjön meg arról, hogy az egyes mappák tartalma is rendezett. A fájlok tartalmát az egyes dokumentumok fontossága alapján vagy időrend szerint rendezheti.
- Kerülje el a fájl tartalmának ábécé szerinti elrendezését. Az ábécé szerinti szervezés hatékonyabban működik a fájlcsoportok rendszerezésében.
- Helyezze a manila mappákat egy irattartó szekrénybe, miközben kitölti a mappákat.
2. módszer a 3 -ból: Az Ön számára megfelelő rendszer létrehozása
1. lépés Használjon ábécérendező iratrendszert
Az ábécérendszerű iratkezelő rendszer akkor működik jól, ha le kell töltenie az emberek, ügyfelek, szerzők nevét, filmek, könyvek stb. Nevét. Feltéve, hogy könnyen lekérhető kifejezéseket használ, az ábécérendező rendszer gyakran a legegyszerűbb rendszer.
- A fájlok fájlba helyezésének és letöltésének legjobb módja az egyes fájlok címkézése. A manilai mappáknak van egy extra lapja a fájlok címkézésére, amelyek megkönnyítik a visszakeresési folyamatot.
- Ha ügyfeleket kezel, hatékonyabb a vezetéknév szerinti ábécé.
- Ha sok fájlja van, fontolja meg levélszakaszok készítését, amelyek segítenek a szervezésben. A szakaszosztók nagyok, és csak egy betűt tartalmaznak. A betűket párokra is oszthatja, például „A-D” vagy „F-K”.
2. lépés. Használjon aktuális sorrendet
Amikor különböző témakörökben dolgozik vagy tanul, egy tantárgy vagy témakör sorrendje nagyon hasznos módja lehet az információk lekérésének. Például, ha jogot tanul, akkor a szerződés, az alkotmányjog, a jogsértés, a közigazgatási jog, a nemzetközi jog stb.
- Az aktuális információk rendszerezésének legjobb módja a szakaszok elválasztója. Címkézze meg a szakaszok elválasztóit a tartalom alapján, például „Admin Law”.
- Ez a rendszer akkor működik a legjobban, ha több különböző témája van. Ha nem, akkor marad egy vagy két elválasztó, és nem sok szervezett rendszer.
3. lépés: Próbálja meg a numerikus iktatást
Ez a fajta fájlrendszer ideális a dátumokat vagy számokat tartalmazó fájlokhoz. Például, ha számlái, nyugtái, dátumozott eseményei stb. Vannak, akkor a numerikus rendszer megkönnyíti a rendszer megkeresését. Ennek a lehetőségnek a figyelembevételével megfontolhatja a hónap és az év címkézését is. Azok számára, akik olyan környezetben dolgoznak, amely számozást alkalmaz olyan papírokhoz, mint az orvosi iratok, jogalkotási dokumentumok, bírósági ügyek stb., A számozás hasznos visszakeresési módszer.
- Csak akkor használja ezt a rendszert, ha kényelmesen néz több számot, és ezekből a számokból információkat tud lekérni.
- Jelölje meg az iktató füleken a számokat vagy dátumokat, és rendezze a számozott érték alapján. Kezdje az „1” számmal, és a következő számok növeljék az értéket.
- Ha hónapokkal jelentkezik, akkor januárban kezdje, és decemberben haladjon sorrendben. Minden hónapban előnyös lesz a szakaszosztókkal.
4. lépés. Használjon színkódolást
Ez kiválóan alkalmas kreatív fájlok készítésére, és különösen hatékony azok számára, akik jól emlékeznek. Segíthet a különböző témák kereszthivatkozásában a színkódolás alapján. Az iktatáshoz a fent említett technikák bármelyikét színkódolhatja. Szervezőrendszerek kombinációját is használhatja, ha a színkódokat egy másik rendszerrel párosítja.
- Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy színt adjon a kitöltési módszerhez, ha kiemelőket használ. Különféle csomag kiemeléseket vásárolhat bármely irodai áruházból.
- A színkódolás megvalósításának másik módja a színes mappák használata.
5. lépés. Használjon frekvenciarendszert
Ez jól működik az állandóan használt elemeknél, de nem lehet önálló rendszer. Egy másik rendszerből kell táplálkoznia, például az ábécérendszerből. Adja hozzá a gyakran használt információkat az iktatási terület csoportosított területéhez, hogy gyorsan lekérhetőek legyenek, például az irattartó fiók elején.
Vigyáznia kell, nehogy szervezetlen legyen ezzel a rendszerrel. Ha a projektet, amelyen éppen dolgozik, elöl tartja, nem mindig garantálja a hatékony szervezetet
3. módszer 3 -ból: Szervezett rendszer megtartása
1. lépés Azonnal nyújtsa be a papírmunkát
Az iratkezelő rendszer hatékony működésének egyik módja a papír feldolgozása közbeni iktatása. Az iratkezelő rendszer nem fog működni, ha elhalasztja az iratpapírokat. A papírok iktatásának szokása is hozzájárul a termelékenységhez és a munkafolyamathoz.
2. lépés. Tartsa frissen a helyét
Néhány havonta át kell nézni az iktatási rendszert, és rövid áttekintést kell végezni. Nem kell minden papírt átnéznie, mint a kezdeti szervezetnél. Ellenőrizze az összes fájlt, és győződjön meg arról, hogy minden rendezett és a megfelelő helyen van.
Az első hónapok után arra is gondolhat, hogy az Ön által választott rendszer működik -e
3. lépés Tisztítsa meg a helyét
Évente egyszer meg kell tisztítania a munkaterületet. Előfordulhat, hogy vannak rendszeresen használt fájljai, de most nézze át a többi kevésbé használt fájlt. Nyissa meg a kevésbé használt fájlokat, és olvassa el az összes dokumentumot, hogy lássa, nincs -e szükségtelen papírmunka.
Vegye ki az összes fájlt, és törölje le az irattartó szekrényt egy nedves törlőkendővel, hogy eltávolítsa a port
Tippek
- Ezek az elvek vonatkozhatnak a számítógépes vagy más elektronikus iratcsoportokra is.
- Használjon indexet a nem betűrendben elhelyezett fájlokhoz. Ezt ábécé sorrendben kell elhelyezni, hogy gyorsan megtalálhassa a fájlokat. Tegye ezt az indexet a fájl elejére.
- Kezdje a papírhalmazok tisztításával és rendezésével, majd a post-it jegyzetekkel kategorizálja kategóriákba, majd alkategóriákba.
- Hasznos, ha különféle fájlokkal rendelkezik azokhoz az elemekhez, amelyek máshol nem illeszkednek szépen.
